Digitale Zeiterfassung für die RH Köln

Zeiterfassung neu definiert bei der Rheinischen Hochschule

Die Rheinische Hochschule Köln (RH) ist eine staatlich anerkannte Hochschule in privater gemeinnütziger Trägerschaft. Sie bietet 20 Bachelor- und 20 Masterstudiengänge Vollzeit, dual und berufsbegleitend in einem breiten Spektrum an Fachbereichen. Mit ca. 6.500 Studierenden gehört die Rheinische Fachhochschule Köln zu den größten Bildungsträgern in Köln.

Wir sind seit 2018 stolzer Umsetzungspartner der Rheinischen Fachhochschule für eine Vielzahl von Digitalisierungsprojekten, darunter Marketing-Websites, HR-Plattformen und Zeiterfassungssysteme. Diese Projekte basieren vorwiegend auf den bewährten Systemen Drupal oder Typo3.

Digitalisierungspotenziale identifizieren und nutzen

Bei vielen Unternehmen im Mittelstand sind Prozesse in Recruiting und Verwaltung ganz oder teilweise noch analog gelöst.

Wir unterstützen die RFH seit 2018 dabei die Potentiale für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu identifizieren und mit Hilfe von individuell zugeschnittenen Software-Applikation zu vereinfachen.

Im Rahmen der Optimierung von Verwaltungsprozessen stellte sich der Bereich Zeiterfassung als idealer Bereich zur Optimierung der bisherigen Prozesse heraus.

Die Ausgangslage

Wie in vielen anderen Unternehmen wurde die Zeiterfassung der Mitarbeiter schriftlich ausgefüllt und monatlich eingereicht. Der Prozess sah vor, dass die Zeiten in mehreren unterschiedlichen Abteilungen kontrolliert, freigegeben und für weitere Verrechnungen erfasst zu werden.

Statt bisheriger Zettel-Führung können die Mitarbeiter ihre Zeiten nun einfach und flexibel online erfassen. Das Einreichen von Physischen Dokumenten ist nicht mehr nötig. Zeiten können direkt auf entsprechende Kostenstellen hinterlegt werden.

Prozesse optimieren und automatisieren

Auch gesetzliche und zusätzliche Feiertage werden automatisch für den jeweiligen Monat errechnet und hinterlegt.

Wichtige Kennzahlen von Mitarbeitern, Kostenstellen und Abteilungen können über eine Übersicht abgerufen werden. Somit sind auch Rückschlüsse zu Kosten einzelner Teilprojekte möglich.

Stehen Dokumente zur Freigabe aus, werden Verantwortliche umgehend in Ihrem Dashboard informiert, Unstimmigkeiten und Eingabefehler werden durch Validierungen von Eingaben und gesetzlichen Vorgaben vermieden.

Den Verantworlichen stehen nur Ihre eigenen Mitarbeiter zur Übersicht bereit. Die Personalabteilung wird vom System unterstützt und erhält selbstverständlich eine Sonderrole, um Ihre Aufgabe vollends erfüllen zu können.