Digital time recording for RH Cologne

Time recording redefined at the Rheinische Hochschule

The Rheinische Hochschule Köln (RH) is a state-recognized university in private non-profit sponsorship. It offers 20 full-time, dual and part-time Bachelor's and 20 Master's degree courses in a wide range of subject areas. With around 6,500 students, the Rheinische Fachhochschule Köln is one of the largest educational institutions in Cologne.

Since 2018, we have been a proud implementation partner of the Rheinische Fachhochschule for a large number of digitalization projects, including marketing websites, HR platforms and time recording systems. These projects are primarily based on the tried-and-tested Drupal or Typo3 systems.

Identifying and exploiting digitalization potential

In many medium-sized companies, processes in recruiting and administration are still completely or partially analog.

Since 2018, we have been supporting RFH in identifying the potential for digitizing business processes and simplifying them with the help of individually tailored software applications.

As part of the optimization of administrative processes, the area of time recording turned out to be the ideal area for optimizing existing processes.

Die Ausgangslage

Wie in vielen anderen Unternehmen wurde die Zeiterfassung der Mitarbeiter schriftlich ausgefüllt und monatlich eingereicht. Der Prozess sah vor, dass die Zeiten in mehreren unterschiedlichen Abteilungen kontrolliert, freigegeben und für weitere Verrechnungen erfasst zu werden.

Statt bisheriger Zettel-Führung können die Mitarbeiter ihre Zeiten nun einfach und flexibel online erfassen. Das Einreichen von Physischen Dokumenten ist nicht mehr nötig. Zeiten können direkt auf entsprechende Kostenstellen hinterlegt werden.

Prozesse optimieren und automatisieren

Auch gesetzliche und zusätzliche Feiertage werden automatisch für den jeweiligen Monat errechnet und hinterlegt.

Wichtige Kennzahlen von Mitarbeitern, Kostenstellen und Abteilungen können über eine Übersicht abgerufen werden. Somit sind auch Rückschlüsse zu Kosten einzelner Teilprojekte möglich.

Stehen Dokumente zur Freigabe aus, werden Verantwortliche umgehend in Ihrem Dashboard informiert, Unstimmigkeiten und Eingabefehler werden durch Validierungen von Eingaben und gesetzlichen Vorgaben vermieden.

Den Verantworlichen stehen nur Ihre eigenen Mitarbeiter zur Übersicht bereit. Die Personalabteilung wird vom System unterstützt und erhält selbstverständlich eine Sonderrole, um Ihre Aufgabe vollends erfüllen zu können.