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Die Rheinische Fachhochschule Köln (RFH) ist eine staatlich anerkannte Fachhochschule in privater gemeinnütziger Trägerschaft. Sie bietet 20 Bachelor- und 20 Masterstudiengänge Vollzeit, dual und berufsbegleitend in den Fachbereichen Ingenieurwesen, Medien, Medizinökonomie & Gesundheit, Wirtschaft & Recht sowie Logistikmanagement, Marketing- und Kommunikationsmanagement an. Mit ca. 6.500 Studierenden gehört die Rheinische Fachhochschule Köln zu den größten Bildungsträgern in Köln.

Optimierung von Geschäftsprozessen in der Verwaltung

Bei vielen Unternehmen im Mittelstand sind Prozesse in Recruiting und Verwaltung ganz oder teilweise noch analog gelöst. 

Wir unterstützen die RFH seit 2018 dabei die Potentiale für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu identifizieren und mit Hilfe von individuell zugeschnittenen Software-Applikation zu vereinfachen.

Im Rahmen der Optimierung von Verwaltungsprozessen stellte sich der Bereich Zeiterfassung als idealer Bereich zur Optimierung der bisherigen Prozesse heraus.

Zeiterfassung für die Rheinische Fachhochschule Köln

 Die Zeiterfassung von Mitarbeitern

Erfassungsbogen Zeiterfassung

Die Ausgangslage

Wie in vielen anderen Unternehmen wurde die Zeiterfassung der Mitarbeiter schriftlich ausgefüllt und monatlich eingereicht. Der Prozess sah vor, dass die Zeiten in mehreren unterschiedlichen Abteilungen kontrolliert, freigegeben und für weitere Verrechnungen erfasst zu werden.

Statt bisheriger Zettel-Führung können die Mitarbeiter ihre Zeiten nun einfach und flexibel online erfassen. Das Einreichen von Physischen Dokumenten ist nicht mehr nötig. Zeiten können direkt auf entsprechende Kostenstellen hinterlegt werden. 

Prozesse optimieren und automatisieren 

Auch gesetzliche und zusätzliche Feiertage werden automatisch für den jeweiligen Monat errechnet und hinterlegt.

Wichtige Kennzahlen von Mitarbeitern, Kostenstellen und Abteilungen können über eine Übersicht abgerufen werden. Somit sind auch Rückschlüsse zu Kosten einzelner Teilprojekte möglich.

Übersichtliches Dashboard und Analysen

Stehen Dokumente zur Freigabe aus, werden Verantwortliche umgehend in Ihrem Dashboard informiert, Unstimmigkeiten und Eingabefehler werden durch Validierungen von Eingaben und gesetzlichen Vorgaben vermieden.

Den Verantworlichen stehen nur Ihre eigenen Mitarbeiter zur Übersicht bereit. Die Personalabteilung wird vom System unterstützt und erhält selbstverständlich eine Sonderrole, um Ihre Aufgabe vollends erfüllen zu können.

 

Kostenstellen Rheinische Fachhochschule Köln

 

 

System zur Qualitätssicherung

Um das Controlling und die Sicherung der Qualität des Studiums zu verbessern haben wir für die Rheinische Fachhochschule zudem ein Analyse-System von Kohorten konzipiert und entwickelt, das erstmalig die Analyse der Daten zur anonymisierten Leistung von Studierenden auswertbar macht. Wir entwickelten eine Datawarehouse-Lösung mit der große historische Datenmengen vearbeitet werden können.

So bleibt der Studenfortschritt messbar –  Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung können erstmalig aus den Ergebnissen abgeleitet oder der Erfolg durchgeführter Maßnahmen direkt gemessen werden.
 

 

Grafik zu Date Warehouse