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Projektmanagement mit Scrum

Was ist eigentlich dieses “agile Projektmanagement”?

Das Projektmanagement gehört bei jedem Unternehmen zum Alltag dazu. Doch nichtsdestotrotz scheitert es oft an den Abläufen und Ergebnisse werden immer weiter nach hinten verschoben. Oft wird sehr lang an etwas gearbeitet, dennoch die Zeit nicht effizient genutzt. Gerade weil Ziele nicht klar definiert und transparent gemacht werden, kommt es oft zu Abstimmungsschwierigkeiten im Team. Wer erledigt eigentlich was? 

Agiles Projektmanagement soll hier die Lösung bieten. 


Management mit Agilität

Agilität bezeichnet im Projektmanagement erst einmal die Fähigkeit prozessorientiert zu arbeiten. Prozessorientiertes Arbeiten beinhaltet Schlagbegriffe wie die Effizienz und Produktivität. Mit agilem Arbeiten ist man initiativ, flexibel und arbeitet proaktiv.
 
Wenn man proaktiv handelt, stellt man sich im Voraus auf verschiedene Szenarien ein, um passend darauf reagieren zu können. Das ist natürlich optimal, wenn man alle Anforderungen miteinander verbinden kann. Aber was genau beinhaltet das eigentlich alles? Und wie lässt sich das am besten miteinander vereinbaren?


Agiles Arbeiten mit Scrum

Mittlerweile gilt Scrum – wie man so schön sagt – als „Best Practice Methode“ bei komplexen Entwicklungen und Entwicklungsprozessen. Ursprünglich als Begriff aus dem Rugby bekannt, bezeichnet Scrum beim Projektmanagement ein agiles Framework. Es trägt diesen Namen, weil man hierbei – genauso wie beim Rugby – als Team eng miteinander zusammenarbeitet. Scrum beschreibt in der Rugby-Sprache das Gedränge untereinander.  


“Doppelt so viel schaffen in der halben Zeit.”

Erfunden wurde Scrum von dem Softwareentwickler Jeff Sutherland. Sein Motto dabei: “Doppelt so viel schaffen in der halben Zeit”.

Scrum wird mittlerweile unter anderem bei Marketing- und Designmaßnahmen verwendet. Gebräuchlich ist es aber vor allem bei der Software-Entwicklung und im Ingenieurwesen. Gerade bei größeren Projekten wird auf die Methode von Scrum zurückgegriffen.


Agiles Arbeiten bei großen Projekten

Große Projekte erfordern Durchhaltevermögen: Damit man hier den Überblick behält bietet Scrum einige hilfreiche Lösungsansätze. Gerade deswegen, weil Teammitglieder geschickt in den Prozess eingebunden werden. Mit Scrum lassen sich Meetings organisieren, bei der Bearbeitung verschiedene Rollen zuteilen und damit im Team leicht geeignete Absprachen treffen. Man ordnet die Beteiligten dabei in Product Owner, Scrum Master oder Stakeholder ein. Das Entwickler-Team führt dann die einzelnen Schritte durch.

Der Product Owner stellt die fachlichen Anforderungen und priorisiert sie je nach Interessenlage. Der Scrum Master managt die Prozesse und beseitigt Hindernisse, die vor, während und nach der Durchführung des Projekts auftreten. Dabei hilft er dem Entwickler-Team, die Probleme eigenständig zu lösen und kümmert sich darum, dass sozusagen alles dafür da ist, was sie für die Entwicklung brauchen. Bei größeren Projekten ist es oft der Fall, dass Kommunikationsprobleme auftreten, die der Scrum Master dann mit geeigneten Regeln und Anforderungen behebt. Dadurch, dass jederzeit einsehbar ist, was zu tun ist, verläuft die Kommunikation auf kurzen Wegen und fehlender Input kann direkt ausgeglichen werden. So verläuft das Arbeiten miteinander in den meisten Fällen sehr effektiv.

Der Stakeholder ist dabei sozusagen der Beobachter und Ratgeber und hilft wo er nur kann. Er gibt bei den Prozessen fortlaufendes Feedback


Die Planung

Einige Schwierigkeiten, die während eines Projekt auftreten können, sind durch eine gute Expertise bereits vorhersehbar. Wie bei allem sorgen Erfahrungswerte dafür, dass man sich stetig verbessert. Jedes Projekt ist allerdings unterschiedlich und so sind viele Komplikationen oft wiederum nicht absehbar. Zudem wird man in den meisten Fällen bei längeren Projektphasen schnell betriebsblind. Daher ist es umso wichtiger fortlaufend über die einzelnen Schritte informiert zu bleiben.
Der Trick dabei eigentlich ganz einfach: Große Projekte in kleine Teile aufteilen


Der Sprint mit fixierten Zielen

Bei Scrum wird mit sogenannten Sprints gearbeitet. Im Sprint Backlog sind alle Aufgaben aufgeführt, die es für das Projekt zu erledigen gibt.  Ein Sprint beinhaltet das Sprint Planning, die Daily Scrums, das Sprint Review und die Sprint Retrospektive


Sprint Planning

Beim Sprint Planning werden die Aufgaben für die kommenden Tage geplant. Wie lange ein Sprint geht, kann natürlich individuell festgelegt werden. In der Regel umfasst er ca. um die 1-4 Wochen. In dem festgelegten Fenster wird definiert, was in der Zeit erledigt werden soll, wie es erledigt wird und welche Anforderungen dafür erfüllt werden müssen. 


Daily Scrums

Bei den Daily Scrums wird täglich der aktuelle Stand besprochen. Das ist vor allem nützlich, wenn akut Probleme auftreten sollten. bzw. aber auch dann, wenn nur kurz besprochen wird, was für den Tag so ansteht. In der Regel sollte das nicht länger als 15 Minuten in Anspruch nehmen.


Sprint Review

Wurden die Aufgaben aus dem Sprint sinnvoll erledigt? Fehlt noch etwas?

Beim Sprint Review werden die Ergebnisse gezeigt, die tatsächlich so erledigt wurden, wie vorgesehen. Hierbei nimmt das ganze Entwicklungsteam, sowie der Scrum Master, Product Owner – idealerweise auch der Stakeholder – teil. Das ist nicht nur hilfreich, damit die Ziele planbar bleiben, sondern bietet darüber hinaus auch Transparenz für alle anderen. Sprint Reviews sind zudem wichtig, um den Sprint Backlog gegebenenfalls anzupassen.


 
Sprint Retroperspektive

In der Sprint Retroperspektive sollen negative und positive Erfahrungen der letzten Sprints besprochen werden. Das ist vor allem hilfreich, um die Produktivität der nächsten Sprints zu erhöhen und die Zusammenarbeit reibungsloser zu gestalten. 


Aufgaben-Managementsystem nach Scrum mit Jira

Mit der Webanwendung Jira lassen sich die Planungsmethoden von Scrum ganz einfach in verschiedene Online-Boards anlegen. Jira kann bei der Projektplanung flexibel eingesetzt werden. Hierbei lassen sich die einzelnen Sprints ganz einfach definieren, Aufgaben unterschiedlich priorisieren und in Echtzeitdaten analysieren. Mit Jira kann man eigene Workflows erstellen, sodass sie zu den Arbeitsweisen des Teams passen. 

Jira Logo

 

 


Kleinere Projekte mit Trello

Für kleinere Projekte, die nicht so einen zeitintensiven Workflow in Anspruch nehmen, kann bereits ein Trello-Board ausreichend sein. Mit Trello lassen sich – egal ob privat oder beruflich – to Do’s übersichtlich festlegen. Entweder ordnet man diese Aufgaben einzelnen Personen zu, oder erstellt mit Trello seinen eigenen kleinen Workflow. Die Kommentarfunktion ermöglicht es, Anmerkungen bei den verschiedenen Aufgaben zu machen. Das Prinzip bei Trello ist ziemlich simpel und schnell zu verstehen. 


Mehr Agilität statt starre Prozesse

Wichtig ist allemal: Den Überblick behalten und flexibel bleiben. Egal womit man plant – egal ob bei kleinen oder großen Projekten – es ist wichtig, starre Prozesse zu vermeiden. Das ist zwar immer leicht gesagt – mit den richtigen Tools und der richtigen Strategie – ist das aber auch möglich. Ein agiles Projektmanagement sorgt dafür, dass man anpassungsfähig bleibt und auf unterschiedliche Schwierigkeiten effektiver reagieren kann. Eben dann, wenn die Absprache stimmt und die Zeiträume richtig geplant sind.


Wasserfall vs. Agilität

Im Gegensatz zum agilen Projektmanagement werden Projekte nach dem Wasserfall-Prinzip in mehrere feste Stufen bzw. Phasen unterteilt. Charakteristisch für diese Planung ist eine konsequente Durchführung der zuvor eingeteilten und aufeinander aufbauenden Phasen. Das hat den großen Vorteil, dass man das Budget des Projekts besser kalkulieren kann. Das ist jedoch nur bei Projekten möglich, die konstante Anforderungen aufweisen. Entsprechend schwierig gestaltet sich die Planung, wenn unvorhersehbare Faktoren auftreten. Gerade bei der Software-Enwicklung macht dies leider wenig Sinn, denn die meisten Fehler fallen bei dieser Art der Planung erst am Ende des Projektes auf. Diese möglichen Fehler im Nachhinein zu beheben, nimmt im Endeffekt mehr Zeit und Geld in Anspruch. Neben der mangelnden Flexibilität, profitiert man hier nicht vom Austausch untereinander.